浅论我国高校档案管理历史与发展[1]

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高校档案是高等院校活动的直接记录，档案和档案管理对于高校发展来说意义重要。随着社会主义建设的不断发展，高校对档案管理的要求也越来越高，对档案管理的信息化程度也有更高要求，然而我国的高校档案管理方面存在着各种问题，本文针对这些问题和不足，提出了改进的建议和意见。

［关键词］档案；高校管理档案；信息化管理；管理工作人才培养

高校档案工作是学校的重要基础工作之一，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它历史的记录着学校的过去和现在的每一项工作、活动的过程，记录着失败与成功的教训和经验。随着改革开放和市场经济的不断深入，高校档案工作成为高校建设工作的重要内容。高校档案管理的信息化现代化进度也在不断深入，信息化管理规划也迫在眉睫。

一、概述高校档案包括高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。就工作性质而言，高校档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。就工作特点而言档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含信息的输入、储存、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但它又表现出自己的特点：第一，档案资源累计过程的缓慢性；第二，档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动对档案形成者的依附性；第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。尽管不同类型的档案管理有不同的方法，但基本要求是一致的。如我国高校档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科学性要求；规范性要求；经济性要求；现代化要求。

二、比较传统的档案管理模式是人工管理模式，人工管理模式下，档案资料的长期积累产生了大量的信息与资料，使得文件的归档及检索都极其的繁琐，对于文档的更新与维护也有着不少困难，严重影响着档案管理人员的工作效率，同时档案接触的主体较多，这给档案的保密工作也带来了很大威胁。而运用网络技术进行管理的现代化档案管理，经过初步的实践与尝试，现代的信息化管理具有原来手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些特点能极大地提高档案管理效率及利用工作的水平，也是学校档案管理正规化科学化的重要条件，工作效率高，质量好，同时大大减少了人力、物力、财力。

三、存在问题

1、各级管理层面上的档案意识薄弱,对归档和建档的意义重视不够高校各教学院(系)及管理职能部门与档案的建立密切相关,但许多基层单位并没有制定和执行档案的归档细则,缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄,只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作,建立的档案缺乏系统性和完整性。鉴于对档案的建设和管理缺乏足够的认识,导致了归档材料的不齐全或不完整。

2、归档内容程式化,不符合时代发展需求,生成的归档材料缺乏系统性和完整性。高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化的发展趋势,使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加,档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确,档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准,档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高,归档材料不齐,难以全面反映学校教学管理水平和教学质量。

3、管理体制不完善,档案管理手段落后,效率低下，管理模式呆板陈旧,有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展,特别是网络技术的发展已覆盖各行各业,档案管理技术跟不上时代的步伐,很多高校档案部门硬件设备落后,软件还使用单机版,更新不及时。而目前我国的大多数高校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理方式,工作效率低,无法满足学校和社会各方面工作,特别是难以适应高校评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。

4、经费不足、设备不全、硬件建设差档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。

5、对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识。

四、对策

1、加强档案信息素质教育，加快建立档公共管理论文