管理学论文：浅谈秘书如何做好时间管理[1]

【秘书文秘 - 管理学论文】
摘要：本文的内容探讨秘书对时间管理方面的问题。秘书是由职事演进而成的一种职业，是指领导者、主事者身边综合辅助的工作人员和公务服务人员。秘书的工作特性使秘书的时间管理显得非常重要，可以说，秘书的时间管理是秘书最大的管理、最基本的管理。秘书对时间管理的好坏，直接影响着工作效率的高低。因此，秘书应该努力掌握时间管理的艺术，懂得时间管理的原则和方法及一些小窍门，切实提高工作效率和工作质量。秘书的时间管理主要分为两个部分：第一部分要替上级掌控时间，也就是要时时提醒领导“时间到了”；第二部分是要规划好自己的时间，以免时间分配不均。　　　　

　　　　关键词：秘书 时间管理

　　　　谈时间管理，首先要弄明白时间是一个什么东西。时钟的发明，使时间有了一个具体地表达和传递，人类也似乎抓住和掌握了时间。但事实上，时间在时间中流逝，时钟的发明只是让我们更加真切地感受到时间斗转星移，却始终无法阻止时间无可奈何花落去的流逝。时光穿梭机只是一种美好的想象，时间总是不经意间在我们手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留。“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”时间是物质运动的顺序性和持续性，具有供给毫无弹性、无法积蓄、无法取代和无法失而复得等四个特性，就像一个神秘的精灵，来无影去无踪，不可回溯、无法暂停，不能买卖也无法替代,是一项重要的无法再生的特殊资源。时间管理就是让时间发挥到最高价值。“时间就是生命”，是我们每个人公平拥有的资产。研究表明：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上，成功人士的共同点之一就是善于高效的运用时间，因此，任何人想成功，都必须懂得时间管理。我们永远无法抓住时间，也不能左右时间前进的步伐，但我们可以合理地支配时间。时间管理并不是去管理时间，而是在有限的时间内，紧密围绕目标，高效、有序地执行计划，圆满地完成任务，在有限的精力与时间下，做出最大的产出，获得最满意的工作成果，其本质是人生的自我管理，其意义在于计划时间、做好确定目标、自我管理的工作，减少浪费时间的因素，使时间经济效益发挥到最大。好的时间管理，可以有效地发挥所长，更节省人力成本，可减轻工作压力，事半功倍，提早完成工作。

　　　　秘书作为自然人，与从事其他工作的人一样，要做好工作必须加强时间管理，明确目标任务、分清轻重缓急，科学合理地分配时间，有计划有组织地工作，

　　　　　

　　　　重要事情包括会影响群体利益的事情、上级关注的事情、会影响绩效考核的事情。秘书要想做有效的时间管理，必须把自己当天要做的事记录下来，把时间优先顺序安排好，参照“四象限”时间管理法，对时间进行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事，做好轻重缓急，合理安排时间，才能提高工作效益，实现时间增值。

　　　　同时秘书作为社会人，其独特的工作性质使其时间管理具有特殊性。秘书自己本身的时间安排往往是被动的、从属的，必须随时根据所服务领导（上司、雇主）的时间进行调整。秘书没有自己的时间，领导下班没有走，秘书就不应该走，领导周末加班，秘书就要跟着加班。所以，秘书的时间管理除了要进行自我的时间管理之外，更重要的是要协同领导，科学合理的安排好领导的活动等，确保领导公务活动顺利地运转。

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　　秘书时间管理必须计划先行。凡事“豫则立、不豫则坏”，这强调了计划的重要性。对于秘书来说，做好计划显得尤为重要。一般来说，计划按照实施时间的长短和远近可分为日计划、周计划、月计划，甚至是季度、年度计划、五年规划等。秘书必须对领导一周、每一天的活动及时进行安排，列好活动计划表，以防止活动时间发生冲突或重要活动疏漏。每周周末，秘书要将下一周领导要召开的会议、参加的活动、找什么人谈话，列出一个时间表来，及时交由领导审定，然后按照领导审定的计划表去落实，如果遇到特殊情况需要进行必要的更改和变动时，要及时向领导反馈并征得领导的同意。除了一周安排表，很多秘书还应该有一个每天安排表。像我每天都会在晚上一个相对固定的时间，把第二天工作的具体时间、地点以及注意事项（包括参加的会是否需要领导讲话、参加的活动是否需要穿正装等），通过手机短信的方式报给领导，这样既可以提醒领导，也可以跟领导沟通一下会不会有什么新的变化。同时我还把短信发给领导的司机，让司机也掌握情况，必要的时候司机也能提醒领导。

　　　　当然，在制定计划表时，一定要安排得适时和得当，做到疏密结合，劳逸结合，这样才能保证工作的质量和效率。就像农业上常用的“间作套种”的科学种田方法，实践证明，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。管理学论文