公文写作技巧ppt

篇一：公文写作的技巧与艺术

公 文 写 作 办公室整理 2010年8月日技巧与艺术20

目 录

一、公文概述。 ................................... 3

二、公文的种类。 ................................. 3

三、公文使用的范围。 ............................. 3

四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧。 .......... 4

（一）公文的属性。 ............................ 4

（二）公文写作的基本功及一般的技巧。 ........... 5

五、公文写作能力建设中的五个台阶与处理公文的五个技

巧。 ............................................. 8

（一）公文写作能力建设中的五个台阶。 ........... 8

（二）处理公文的五个技巧。 .................... 9

六、公文写作硬功夫的培养以及公文的表达艺术。 ..... 12

（一）公文写作硬功夫的培养。 ................. 12

（二）公文的表达艺术 ......................... 13

七、提升公文写作能力的几个关键要素。............. 15

八、公文写作中常见的问题。 ...................... 16

（一）公文标题常见病例。 ..................... 16

（二）公文写作中文种、格式的问题 ............. 17

九、讲话稿等公文写作的几个规律。 ................ 19

十、公文歌 ...................................... 20

一、公文概述。

所谓公文，就是公务文书的简称，是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能的过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书。

二、公文的种类。

党的机关公文14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要。

行政机关公文13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。

其中两种公文中有9种公文是相同的。

另外，还有事务性文书，如经济科技文书、规章类文书、会议类文书、报告类文书、计划类文书等非法定文书。 规章类的文书包括：规则、规定、细则、守则、办法、制度、章程、规程。

经济类的文书包括：合同与可行性研究报告。

科技类的文书包括：论文、报告、情报等。

三、公文使用的范围。

可分为上述的通用公文和专用公文两大类。

专用公文是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使

用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定领域和特定的范围内使用。

总而言之，行政机关的公文包括电子公文、电报等等，它是行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它是传达党和国家方针政策，发布行政规章、法规和措施，请示和答复问题，指导布置工作，报告情况和交流经验的重要工具。

四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧。

（一）公文的属性。

1、政策性： 对政治、经济、社会生活各个领域有指导作用，用以执行贯彻党和国家的有关政策，执行国家的法律法令。

2、实用性：处理公务、根据现实需要、针对实际问题而制发，有明确的写作目的。

3、可靠性：所涉及的材料、数据、事实必须真实可靠，不得有任何虚假错漏。

4、定向性：由特定机关制发，写给特定读者，针对特定事务。

5、时间性：所针对的问题总是存在于特定时间范围之内。

6、规范性：写作格式和办理程序有一定的规范。

（二）公文写作的基本功及一般的技巧。

1、公文写作的基本功：明确写作的目的，确立公文的主旨，吃透上下两头，在领会领导意图与实际工作需要结合点上动脑子。

公文写作时要尽量少用专业的术语、复杂的推理、新造的名词、模糊的语言。专业语言一般由专业人士掌握，而公文供大众阅读，如果用得太多，使人不易理解，产生歧义；复杂的推理容易使人产生模糊、误导；新造的名词容易使人产生一种生僻感，进而产生理解意思的偏差；模糊的语言对工作的指导力度不够，要尽量少用。一篇好的公文，要体现思想的力量、逻辑的力量、语言的力量和情感的力量。

2、公文写作的一般技巧：可以概括为缘由、事项、要求或者建议。这就是公文内容的逻辑结构模式，它是对公文文种结构特点的概括与总结。

片状结构的模式，也从公文结构的体式布局，公文体式结构的外在形式，它是生成逻辑结构要素，它的变化在篇章文字层面中的反映，它的任务是对公文的材料、段落、文字进行排列组合，寻求最佳的表现形式。

常见公文的片状结构（公文所用外形体式）大致有以下几种：

（1）篇段合一式：公文全篇只有一段，在一段中分层次把要叙述的内容写出。像命令（令）、公告和部分内容简

篇二：公文写作技巧及公文的基本特点和一般格式

公文写作技巧及公文的基本特点和一般格式

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. 培训目的：使受训人员了解公文的基本特点和一般格式，掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力。

．培训内容：

1、公文的概念

2、日常公文的分类

3、公文拟写的步骤与方法

4、电子公文

5、公文范例

6、尝试写作

．课程长度：6时

．培训方式：讲解法+范文欣赏+模拟练习

．教材内容：

引言

在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

什么是公文？

所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

一、 明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。

二、收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

三、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。

提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

四、落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

五、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3、 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。

4、 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

几种常用的商务公文

请示

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

请示的特点

一、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。

二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。

三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

四、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

一、 请求指示性请示。

二、 请求批准性请示。

三、 请求批转性请示。

请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

一、 首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

1、 标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》

2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

二、 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

1、 开头。主要交代请示的理由。

2、 主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

3、 结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。

三、 尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

请示应注意的问题

一、 一文一事的原则。

二、 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

三、 理由充分，请示事项明确。

四、 语气平实、恳切，以引起上级的重视。

报告

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

"报告"是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式."报告"是行政公文中的上行文种，撰写"报告"的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。"下情上达"是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

报告的特点：

一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直

接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

篇三：常用的公文写作方法

主要介绍公司常用的公文写作方法及格式

（一）一般公文格式规定

1.公文外观概况

（1）公文用纸：公文用纸为A4型白纸：210mm×297mm。

（2）公文排版

a.文字从左至右横排，每页22行，每行28字，与天头（上白边）为：37mm±1mm b.下行文首页公文头与天头（上白边）为：65mm±1mm；上行文首页公文头与天头（上白边）为：120mm±1mm。

c.发文字号、“签发人”：3号仿宋；签发人姓名：3号楷体。

d .标题：2号华文中宋宋体加粗。

e.主送机关、正文、附件、成文日期、附注：3号仿宋。

f.正文中各级标题：

一级标题：3号黑体。例：一、二、三、。

二级标题：3号仿宋。例：（一）（二）（三）。

三级标题：3号仿宋。例：1.2.3.

四级标题：3号仿宋。例：（1）（2）（3）。

g.公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。第五层为“（a）”。

h.“主题词”：3号黑体；词目：3号宋体。

i.抄报、抄送、印发机关、印发日期、共印份数：3号仿宋。

j.页码：4号半角白体阿拉伯数码。

k.附件正文：其标题及内容的字体字号同正文部分。

（3）公文印刷与装订

双面印刷，页码套正，两面误差不超过2 mm。墨色均匀，字面整洁。左侧装订，骑马订或平订。

2.公文中各要素标识规则

（1）公文份数序号

如需标识公文份数序号，用3号阿拉伯数码顶格标识在首页版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，顶格标识在首页版心右上角第1行，两字之间空1字。 如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在首页版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

紧急程度顶格标识在首页版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在首页版心右上角第1行，紧急程度位于其下第2行。（四）发文机关标识

发文机关标识＝发文机关全称（或规范化简称）＋“文件”。

（4）发文字号

由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关代字后不加“字”。年份、序号用阿拉伯数字。年份标全称，用“〔〕”括入。序号前不加“第”，序号不虚位。

发文字号距发文机关标识下空2行，在红线上方4mm处。发文字号在上报公文中居左侧空1字，在其它文种中居中。

（5）签发人：凡上报公文需标识签发人姓名，签发人应为本单位的主要负责人或主持工作的负责人。

签发人平行排列于发文字号右侧，距右侧空1字。签发人与签发人姓名之间用全角冒号分隔。

如是联合上报文件，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红线与之距离为4mm。

（6）标题

标题＝作者“关于”＋公文的主要内容＋文种。

转发文件标题＝“关于转发”＋被转发机关名称＋原文件名称＋“的通知”。 如被转发文件仍是转发文件，则被转发机关名称标识最高级机关。

如被转发文件是联合发文或被转发机关名称过长，则被转发机关名称可省略。 标题位于红线之下空2行，主送机关之上空1行，居中排版。标题为多行时，各行词意完整，排列对称，间距恰当。

文种有13种。经常使用的文种有通知、通报、决定、通告、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（7）主送机关

位于标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。各主送单位之间用逗号，最后一个主送机关后用全角冒号。上行文只能有一个主送机关。

（8）正文

在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 如是转发文件，应在正文中写明被转发文件的原文号。

（9）附件

公文如有附件，应标识附件和名称。

本机关印发或转发文件不标识附件。

附件距正文之下空1行，成文日期之上空2行，左空2字。

附件与附件名称之间用全角冒号。附件名称后不加标点。如附件名称需回行，顶格标识。如有多个附件用阿拉伯数字标识（如“附件：1. ×××）。

附件正文在左上角标识“附件：”（有序号的标识序号），附件的序号和名称前后标识应一致。附件与正文一起装订。

（10）成文日期

成文日期用大写数字标注。

标识方法：插入－日期和时间－语言“中文”－选择大写数字的年月日。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期为领导人最后签字的日期，在正文（有附件的在附件）之下2行，距右空4字。

联合?a href="http://www.zw2.cn/zhuanti/guanyuluzuowen/" target="_blank" class="keylink">路⒌墓脑诼淇畲Ρ晔斗⑽幕孛疲晌娜掌谖詈笄┓⒒馗涸?a href="http://www.zw2.cn/zhuanti/guanyurenzuowen/" target="_blank" class="keylink">人的签发日期，在最后一排印章之下标识。

（11）印章

a.单一发文的印章

印章上弧距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。

b.特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下成文日期及印章位置时，应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

会议纪要不加盖印章。

（12）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。

（13）附注

公文如有需要说明的其它事项可标识附注，在成文日期下空1行，居左空2字，加全角括号标识。

凡上报的公文，应标识联系人和联系电话，标识格式如下：

（联系人：×××□联系电话：办电；手机）。

（14）版记

版记应置于公文的最后一页（含印发文件转发文件附件），版记的最后一个要素置于公文最后一页的末行（见图4）。版记中各要素之下均加一条横线，横线宽度同版心。