如何利用有效的时间做高效的事!zhidaodegaosuwo

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编者的话：想想看,当有人问“你现在怎么样?”时,“很忙”是否会脱口而出.“还好,我有许多休闲时间”这样的回答应该是很久以前的事了.现在每个人都在忙碌,而且永远觉得时间不够用,整天工作,一日不停,但还是有做不完的活. 这是正常状态吗?当然不是,尽管你已经习以为常.其实,这种现象的症结不在于缺少时间,而是我们不懂得如何高效利用时间. 国外媒体近日刊登了微软董事会主席比尔·盖茨的一篇文章,文章描述了盖茨每天的工作方式,从中我们可以看到保障盖茨高效工作的一些方法. 可以肯定,我们绝对没有盖茨那么繁忙,但他遇到的许多问题也同样困扰着我们,所以他的一些做法确实值得效仿,有兴趣的话可以在网上搜索一下.当然,我们与盖茨还是有很大距离的,我们可能更愿意从身边人那里学到更为实用的高效工作的方法.在此,我们“搜索”出一位高效工作人士,他用自己的亲身体验来讲述其中的技巧. 通讯工具的发达、海量信息的传播、组织机构的膨胀与任务诉求的多元化,令我们的工作越发繁重.特别是近几年来,办公室白领越来越面临着永远无法完成的任务、永远不能集中的精力和永远落后于理想预期的绩效. 在最新一期的《财富》杂志里读到：busyness is the great affliction of 其实,我们的“苦恼”有许多是因为低效工作带来的,而低效的一大原因是由于我们没有根据前面提到的工作环境的变化而调整自己的工作状态和方法.在下面的文章中,我将列举一些有助于高效工作的技巧.处理邮件按性质分类、按缓急处理每天工作中最令人感到压迫的就是几十、上百封的邮件,最有效的方法是分时段检查、按性质分类、按缓急处理,最应避免的是将邮件系统变成核心的工作平台. 根据一项调查,办公室里平均每11分钟就会被打断,而恢复到上一任务状态则需要长达25分钟.所以,如果将邮件的发送和回复作为重点将耗费我们宝贵的时间,理想的做法应该是,开会时不接电话、看资料时不开邮箱,这样可以少被分心和打断,将当下的节奏和感觉保持得更长.让与我们面对面倾谈的人感觉到,他是那一刻世界上最重要的人,这是美国前总统克林顿的过人之处. 具体来说,可将邮件处理时间定为每三小时一次,而邮件大体分为四类：需要立即直接转发给别人的信息；企业的政策战略性信息,需由加以“部门化解释”和“执行性指导”后再发给他人；可以在飞机上或较为空闲时阅读的信息；要立即认真回复和仔细处理的信息. 保持注意力 修炼内外、远近、转移之道 90分钟的足球赛,在最后几分钟失球的队伍常被归咎于注意力不集中,而只有那些在场上得以充分展示才华的队伍才能行云流水、创意连连.有张有弛,方为作息之道.除了我们平时说的充足睡眠、品茗读书、健身锻炼能够带来身心休息与状态调整以外,还应有一种内外、远近、转移之道.每日面临的各种问题与挑战,它们的性质和表象千差万别.但就像天上的云彩,并不是每一片都会带来降雨,所以我们要试图用一种立体而非平面的眼光去观察和处理它们,并试图探索并掌握问题后面那些规律性的东西,抓问题的主要矛盾和矛盾的主要方面是入手的第一步.在方向策略上要仔细推敲,但细枝末节必须坚决摒弃,此谓远近；不要把工作上的问题带回家,也不要因情绪影响使个体问题蔓延影响到全盘计划,此谓内外；福祸相倚、吉凶互换,避免用非黑即白的视角去简单归类,而要用一分为二的辩证思维去寻找转机,此所谓转移.只有如此,我们才能由熟悉自如渐进到随心所欲,让我们对工作乐在其中. 腾出时间思考 学会回答最简单的问题 我们工作中最需要解决的战略性问题是什么?日常战术的安排是否是实现这一目标的最佳途径与方法?不同时段对于资源与力量的重点配置是否是最有利于目标实现的安排?这些最简单的问题,我们可以尝试在飞机上、地铁上、临睡前这种思考和思考所带来的不断调整和修正会使我们突出重点和实质,远离枝节与形式.特别需要提到的是,如果我们每个星期一的早晨到办公室时才开始考虑这一周的工作计划,那么可以说工作实效在这个环节就已经打了一半的折扣. 我们可能都有这样的经历,一个好的创意和想法很少来自于对上级交办事件的机械式回复和执行,而是来源于对本源问题的自发性反思与执着探索；一个成功的大策划最初也是由许多简单的小步骤逐步积累而成,在发展变化中逐步完善成形.对过往经验的定期总结、对以往战术性行为的纵向归纳和对外围有益资讯的横向借鉴,都有助于我们形成更为明确有效的策略. 过滤萃取信息 建立经验库与知识库 公司的质量管理是一个流程,工作程序也是如此.我们要对整个流程进行分析,什么是推动这一流程的源动力,是领导的指示、公司的中近期目标、社会形态的变动、政府政策的调整、新闻媒体的动向,还是每天收到的不胜其烦的活动邀请. 以上这些全部都是!这些信息使我们的工作被激发向前.这些信息就像毫无关联、杂乱无章的音符,如何让他们在最短的时间内被过滤、精选并编织成美妙的乐曲,这实际上是对一个职业经理人最大的挑战之一.判断信息的轻重与优劣必须使用衡久不易的标准.英文里yardstick这个词很形象,标尺、准绳,这就是我们平时有针对性积累起来的经验库与知识库.学英语的同学会被要求熟练背诵《新概念》的课文,因为它会构成我们口语和阅读能力的基础.对于工作经验的梳理总结和对行业知识的积累应用,会使我们不断提高对同类事物的鉴别和应对能力,当然也会使我们的工作效率不断提高.职业与专业与否,就是来自于这样的点滴磨练. 管理是一种实践,对人、对事、对时间皆是如此,它综合了大量手艺方面的东西,如操作感、分寸感、手感和质感等等.实践的手艺、洞察力的艺术、分析方法的科学以及价值观的笃定,这些是非常个性化的东西,不可简单模仿,甚至是只可意会不可言传.