文秘如何写好文字材料

文秘如何写好文字材料
文秘如何写好文字材料

文秘如何写好文字材料
然而,要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事.它需要文字工作人员有广博的文化知识,深邃的道德素养,高度的敬业精神和娴熟的写作技巧.俗话说：聚沙成塔,水滴石穿.办公室文字人员如何才能熟能生巧、落笔成章,全面提高文字工作能力,我认为主要是要敏学.古人曰：“敏而好学,不耻下问.”学习是我们日常生活中的大事.一般来说,大多数从办公室出来的文字材料都是起点较高、政策性较强,具有相当的广度和深度；加上有的材料还是临时交办,要求几天甚至几小时就得交稿.这时,如果办公室文字人员没有一定的笔才和练达的素材,将难以满足工作需要.古人有云“不学无以广才,不学无以成才”.学习是办公室文字人员提高工作水平的基础和保障.因此,办公室文字人员要十分注重敏学.首先,要勇于发扬“钉子”精神,善于挤时间学习.克服办公室岗位特殊、工作繁重、平时难以集中时间系统学习的实际困难,保持应有的韧劲、拼劲和钻劲,时刻把学习挂在心上,挤时间看书看报、上网阅读,把学习巧妙地寓于工作之中,在学习中干好工作.其次,要拓宽学习知识面,不断丰富学习内容.“书到用时方恨少”.对于办公室文字人员来说,没有什么知识是无用的,没有什么是不可学的.古今中外、天文地理、科教文化、民俗谚语、正反事例等等,无所不容,无所不包.只有学得多、看得多,想问题才会全面,看问题才会深刻,写材料才有深度.第三,要避重就轻,讲究学习方法.每个人的时间和精力都是有限的.文字工作要求我们成为一个博学多才的“杂家”.结合办公室工作实践,通过通读、摘读、精读相结合,博览多学,兼收并蓄,不断提高自身的文字表达能力、政策理论水平和专业知识,从而不断增强写作的预见性和创造性.
二是要博采.也就是说办公室文字人员平时要十分注重广泛收集,点滴积累写作素材.荀子在《劝学》中提到：不积跬步,无以至千里,不积小流,无以成江海.办公室文字工作人员只有平时大量积累素材、吸收素材,才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性,起草的材料才会文笔生动、言之有物,不至于单调枯燥、陈旧老套.我们要采取集腋成裘的方法,像蜜蜂采蜜一样,点滴收集,广采博取.第一,要有层面性.重点做好路线、方针、政策等理论知识的积累,广泛收集政治理论书刊、党报党刊发表的理论文章和领导讲话等,掌握政策依据,把握政治路线,有针对性的为我所用,避免出现写材料凭感觉、讲错话的现象.第二,要有灵活性.收集素材是一项非常繁琐的工作,要想收集到全面、有价值的素材,必须灵活运用多种方法,多渠道、多角度、多形式的吸收、归纳和整理.对报刊、杂志上看到的名篇佳句、名言警句、新颖观点,可以复印或剪贴下来,列出条目、标注出处,以备参考；对经常用到的地方情况、产值收入及本单位、本行业的经济运行情况、增长数据,可以用图表或表格的方法进行记载,确保使用时一目了然；对网上出现的信息资料、短信语言、BBS评论,必要时可以下载,丰富资料库.第三,要注重针对性.尤其要细心留意,仔细观察本行业、本单位的发展情况、重大决策和重大事项的信息动态,从而把握事件的前因后果、来龙去脉.要做日常工作的有心人,利用各种机会、各种场合,留意收集领导的讲话、指示,紧跟领导思路,把握领导意图,了解领导用语风格,从而总结提炼出对全局工作有指导意义的观点和看法.
三是要善思.“学而不思则罔,思而不学则殆”.思考的过程本身就是学习过程的继续和深化,也是提高文字工作水平的重要途径.勤于思考、善于思考有助于我们把平时所听、所看、所学转化为知识和能力,促进文字功底的升华.第一,要学会换位思考,提高思维层次.善于对接领导思路,吃透上情,掌握下情,有的放矢,融会贯通,把握方向；善于逆向思维、多向思维,对眼前发生的每一件事情,多想几个为什么,不主观武断,不人云亦云；善于多角度观察,从共性中找出个性,从个性中把握规律.只有站的高,想的问题多,写的文章材料才能磅礴大气、见解独到、思维缜密.第二,要学会比较借鉴.有比较才见差距,有借鉴才有进步.提高办公室文字工作水平必须善于总结,善于自己和自己比较.要经常对自己写作的过程进行分析评价,经常对文稿起草工作认真回顾、分析和总结,尤其要反复揣摸、思考领导修改过的稿件,从而准确把握领导的思路和语言风格.只有通过横向和纵向对比,才能发现问题,找出差距,悟出道理.要敢于学习借鉴他人的好经验,好笔法,这也可以说是一种立体的比较.他山之石,可以攻玉.通过立体对比,仔细揣摩,心得和体会自然会加深,对文字材料的把握也将会从感性认识上升到理性认识.
四是要勤践.办公室工作部分是服务性的,文字工作也一样.当前,产业集团已进入重要调整时期.面对不断出现的新情况、新问题、新矛盾,文字人员仅仅靠闭门思考是远远不够的.古人说得好：纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行.要提高办公室文字人员的以文辅政水平,还必须深入基层,深入实践,调查研究,详尽地掌握第一手资料.首先,要突出重点,要结合本行业、本单位、本阶段的工作热点、难点和疑点、盲点、亮点问题有的放矢进行调研.其次,要做到深入,真正“沉”下去.深入基层,与不同岗位的干部群众多沟通、多交流,倾听他们的呼声,采集他们的建议,从中挖掘出有价值的东西,汲取营养,丰富自己.第三,要实事求是.办公室文字人员搞调研的目的是为领导决策服务的,这就要求调研的结果必须准确、真实、全面.在调研过程中,我们决不能以主观想象为准,要腿勤、嘴勤、手勤,多听、多问、多思,深入细致的探讨,全面辩证地分析,以客观事实为根据,去粗取精,去伪存真,洞察事物的本质,把握事物的内在联系.
五是要深耕.“常看胸中有本,常写笔下生花”.文字写作能力的提高,不是一日之功,也没什么捷径可走,关键在于勤学多练,不断地积累写作经验,探索写作技巧,只有这样才能做到厚积薄发、倚马可待.首先要用心.思想是行动的先导,文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动,其本身就是能力不断积累提高的过程.因此,对于各种写作任务,无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料,还是通讯报道、信息稿件,都要把它当成一次练笔的良机,专心致志,一丝不苟,尽可能写出有份量、有价值的文稿.其次要精心.按照主题突出、层次分明、结构严谨、立意新颖、文字简练的要求,谋篇布局,精心组织,字斟句酌.要注意把突出主题摆在撰写材料的首位,围绕材料的目的和用途,谋篇布局,分清重点.古人常说：意犹帅也.主题明确了,文章材料就等于写好了一半.要注意讲究结构,做到层次分明.好的结构对突出文章的主题内容起着关键的作用.写完材料后,要尽可能地反复读几篇,看是否文通字顺,是否重复累赘；对拿捏不准的词语,要反复推敲,看是否有更好的词语可以替代.最后还要做到细心.一方面留意各种材料的文种、结构和格式,既领会其“神”,又留意其“形”；另一方面也要对写完的公文、材料进行细心的校对,找出笔误或纰漏.(摘选自浅谈办公技巧篇)